Por Nadia Bulcourt – 28 de agosto de 2023
Actualizado el 16 de febrero de 2024
En el mundo empresarial, evaluar la eficacia de las estrategias de ventas es crucial para el crecimiento y el éxito de una empresa. Ahí es donde entra en juego el Informe de Actividad Comercial. Este documento ofrece una visión detallada de los resultados comerciales de una empresa durante un periodo determinado.
Permite analizar las ventas, los indicadores clave de rendimiento, las tendencias del mercado y mucho más. Con un informe de ventas bien elaborado, las empresas pueden tomar decisiones con conocimiento de causa y aplicar estrategias eficaces para mejorar sus resultados.
Pero ¿son realmente útiles estos informes o son un documento más? Jean-Charles Spanelis, director general de Finelis, habla con Elisabeth Beauregard sobre la verdadera importancia del informe de actividad de ventas en el panorama comercial.
Hola Elisabeth. Gracias por participar en este último chat en directo sobre el informe de ventas. Es cierto que ambos disfrutamos hablando contigo la última vez sobre el outsourcing comercial, contratación y demás. Así que una cosa llevó a la otra y pensamos «¿por qué no abordar un tema que te toca de cerca, que es el informe de actividad comercial?».
Y desde que trabajamos juntos, te has implicado bastante con Finelis en cuestiones de organización y procesos. Entonces, ¿cómo se crea un informe comercial que sea siempre óptimo para los clientes?
Para mí, es un reto que siempre está evolucionando y que nunca termina. Creo que todos soñamos con tener algún día un informe elaborado con sólo pulsar un botón. Pero nos damos cuenta de que los informes evolucionan con las tendencias, el mercado, los nuevos usos… Así que hay que actualizar constantemente los informes.
Es cierto que la elaboración de informes es un tema vasto, a veces menospreciado por algunos de nosotros. No sé quién no se ha quejado un día del tiempo dedicado a elaborarlo, diciendo «¿Para qué sirve esto?». Estoy a favor de los informes de ventas, pero bajo ciertas condiciones.
El informe sólo es útil si, en primer lugar, lo es para la persona que lo elabora; de lo contrario, no tiene sentido ni interés. Si, además de para el cliente, los datos pueden servir para mejorar, para comprender sus propias acciones o para orientar sus acciones durante la semana siguiente, el informe comercial se convierte en una herramienta interesante. El informe de actividad es útil tanto para quien lo diseña como para quien lo recibe.
Hablando de tu experiencia profesional, que ha sido muy rica en diferentes entornos, ¿qué cambios has visto en los informes de actividad comercial? ¿Sigue siendo más o menos lo mismo?
Al final, siempre lleva su tiempo. ¿Has visto algún cambio, o quizás la forma de ver las cosas de los directivos, con el paso del tiempo? ¿Qué opinas al respecto?
Hoy en día, cuanta más tensión hay en una empresa o un mercado, más importancia se da al informe de ventas. El reporting tranquiliza. Muestra lo que estamos haciendo, aunque los resultados no sean tan buenos como esperábamos, etc.
Cuando las cosas van bien, quizá no nos hagamos ninguna pregunta, equivocadamente de hecho. Porque también es muy interesante ver lo que funciona. Nos da confianza, nos da valor…
¿Acaso el objetivo de los informes no es la colaboración? En teoría, el informe de ventas puede elaborarlo cualquiera, incluidos el comercial, el director comercial y el gerente. Así que, en general, se dirige a todo el departamento de ventas.
Pero como decías, cuando las cosas van bien, cuando se firman contratos, cuando las reuniones van bien, etc., no hay mucho que decir entre estos diferentes actores. Se comunican entre ellos con bastante rapidez y, en general, se entienden.
Entonces, al final, ¿no es más bien una herramienta útil precisamente para comunicarse con otros equipos, empezando por marketing, el equipo de producto, equipos que no están implicados en temas de ventas?
El reporting tiene varias utilidades, entre ellas la que mencionas, que para mí es ayudar a la información y a la comunicación. Como resultado, ayuda a explicar lo que estamos haciendo a otras personas, ya sea nuestro jefe directo o, como dices, los otros equipos de la empresa. Es realmente importante.
Además, un informe comercial te permite controlar tu actividad. Como decía, la persona que lo edita puede ver cómo evoluciona, qué ha funcionado bien o no tan bien, etc. Además, evidentemente permite hacer valoraciones y análisis, pero claro, no todas las semanas, porque si no es un poco un estorbo. Otro aspecto útil del reporte de ventas es que proporciona un registro histórico que puede utilizarse como ayuda para la toma de decisiones (para la elección de acciones, planes de acción, etc.).
Todo depende de los objetivos que te hayas fijado. Si no defines el objetivo de un informe y a quién va dirigido, no veo cómo puedes definir una frecuencia.
En cuanto a las revisiones y los informes de actividad comercial, que contienen todos los análisis de la evolución de los clientes, los mercados, los sectores de actividad y los productos que hemos vendido más o menos, no lo veo con una periodicidad semanal. En cambio, el número de llamadas, el número de citas concertadas, el número de mailings… ahí es donde puede tener más sentido elaborar un informe semanal o incluso diario.
En resumen, no querrá elaborar un informe cuyos datos no puedan utilizarse y que, al final, no sirva de nada a nadie.
En Finelis Coaching, hacemos todo lo posible para minimizar el tiempo que los comerciales dedican a estas cuestiones relacionadas con los informes y maximizar el tiempo dedicado a la comunicación con clientes. En pocas palabras, dado que los objetivos los establece el responsable de ventas que recibirá los informes y los comparte con el vendedor, la frecuencia de los reportes de ventas puede definirse de antemano.
Es importante saber qué datos necesitamos para alimentar el objetivo. Una vez determinada la necesidad de tal o cual información, también debemos saber dónde está disponible: ¿en el CRM o no? ¿Significa buscar en varios medios diferentes?
Y entonces, ¿es aceptable dedicar varias horas a la semana a preparar un informe en detrimento del tiempo de venta real? ¿Hay formas de extraer la información de la forma más sencilla posible, aunque sea cortando y pegando, por ejemplo?
¿Quién lo distribuirá? ¿Será sólo el director comercial? El colaborador se encargará de estructurarlo y de definir cómo se aplicará.
Redactar un informe de ventas es un intercambio. Hay muchas cuestiones complejas en juego:
Por eso, antes de poner en marcha un reporte, hay que reunirse y hablar de todo esto y conseguir que todo el mundo se ponga de acuerdo sobre el acceso a la información, el tiempo dedicado, etc. Pues bien, a menudo eso no es lo que hacen las empresas.
El papel del comercial en este caso es explicarle dónde y cómo debe buscar la información para elaborar un informe. Determina cuánto tiempo se ha empleado y da sus recomendaciones para mejorar las cosas, tanto para él como para la otra persona.
El comportamiento que hay que evitar es rellenar el informe sin convicción, sin motivación y pensando que de todas formas es inútil. En general, la información que se desprende de un informe de actividad puede ayudar al vendedor a mejorar.
¿Cómo se puede evaluar si todos esos bonitos informes de ventas funcionan bien, tanto en la forma como en el contenido? ¿Cómo saber si el equipo ha hecho bien su trabajo y si quienes han recibido el informe están satisfechos?
¿Debería haber sesiones periódicas de feedback para asegurarse de que todo funciona bien, o sigue siendo mejor dar tiempo al tiempo y quizás hacer llamadas periódicas?
Por último, ¿cómo vemos los indicadores de éxito de estos informes, que a fin de cuentas son importantes?
A nivel interno, si el informe de actividad se deja sobre la mesa del jefe sin ser mencionado o si sólo menciona un único dato, su utilidad queda algo truncada, por no decir nula.
¿Cómo se utiliza este informe? Cuando lo envío, ¿recibo comentarios externos o no? Y, en primer lugar, ¿me es útil este informe? Si no hago nada con él en primera instancia, porque no tengo los datos adecuados o no quiero buscar demasiado, entonces el informe no me servirá de nada.
Si está destinado al cliente, lo primero que hay que preguntarse es si el informe es comprensible, ¿parece claro? ¿Contiene los elementos esperados?
Muchas gracias, Elisabeth, por toda tu información sobre el tema de los informes de actividad comercial, ¡porque ha sido breve pero intensa y llena de información! También me gustaría añadir que cuando empecé a trabajar con Elisabeth, nos ayudó con nuestros problemas de informes. Así que os invito a todos a mejorar, a progresar en este sentido y a poneros en contacto con Elisabeth o conmigo para hablar de ello.
Por ello, el informe de actividad comercial es una herramienta inestimable para cualquier empresa que desee optimizar su gestión de ventas. Al proporcionar un análisis en profundidad del rendimiento y las tendencias, permite a los directivos tomar decisiones estratégicas con conocimiento de causa.
En Finelis Coaching, estamos aquí para ayudarte a desarrollar y optimizar tus informes de ventas, para ayudarte a alcanzar tus objetivos empresariales.
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